1. Õppekorraldus ja kvaliteedi tagamise alused

1.1 Hansa Konverentsid OÜ (registrikood 11807496) korraldab täiskasvanutele suunatud tööalast täiendkoolitust (avalikud- ja tellimuskoolitused). Ettevõte tegeleb ka kliendiürituste projektitööde juhtimise ja teostamisega.

1.2 Hansa Konverentsid OÜ (edaspidi Hansa Konverentsid) on kantud Eesti Hariduse Infosüsteemi täiskasvanute täienduskoolitusasutusena. Täiskasvanuhariduse majandustegevusteade EHI-s nr 186437.

1.3 Hansa Konverentsid lähtub täiendkoolituse korraldamisel kehtivatest täiskasvanuhariduse valdkonnaga seonduvatest õigusaktidest ja dokumentidest; täiskasvanute koolituse seadusest, täiskasvanute täienduskoolituse kvaliteedi tagamise juhendmaterjalist täienduskoolitusasutustele, juhendmaterjalist täienduskoolituse õppekava koostamiseks, täiendkoolituse standardist ja ettevõtte kehtestatud õppekorralduse alustest.

1.4 Avalikud koolitused viiakse läbi koolituskalendri alusel, mis avalikustatakse Hansa Konverentsid koolituste kalendris ja veebilehel aadressil www.hansakonverentsid.ee. Õppetöö toimub aastaringselt.

1.5 Ettevõtte- või asutusesisesed koolitused (edaspidi tellimuskoolitused) viiakse läbi ettevõtte ja osalejate vajadustest lähtuva õppekava alusel, selleks kokkulepitud ajal ja kohas (soovi korral Tellija koolitusruumis).

1.6 Täiendkoolitused toimuvad õppetööks valitud ruumides, mis on varustatud õppetoo läbiviimiseks vajaliku varustusega. Õppetööks sobiva lahendusega koolitusruum kinnitatakse vastavalt õpperühma suurusele, ruumi varustuse astmele, tehniliste seadmete olemasolule ja ka asukoha järgi.

1.7 Koolituse mahtu arvestatakse akadeemilistes tundides, kus üks akadeemiline tund on pikkusega 45 minutit.

1.8 Koolitused toimuvad grupikoolitusena. Osalejate arvu grupis võib olla piiratud ja õppegruppide suurused erinevad, sõltub koolituse ülesehitusest ja õppemeetoditest.

1.9 Hansa Konverentsid võib mõne koolituse või kursuse puhul võimaldada individuaalõpet individuaalse õppekava alusel (õppija vajadusi arvestades). Individuaalõppe võimalusest / mittevõimalusest teavitatakse huvilist e-posti teel.

1.10 Õppetöö toimub peamiselt eesti keeles. Kui koolitus viiakse läbi inglise, vene või soome keeles, avaldatakse sellekohane info ka Hansa Konverentsid kodulehel.

1.11 Igale koolitusprogrammile on alusdokumendina koostatud õppekava, kus on määratletud: 

• õppekava nimetus;
• õppekavarühm;
• õppe eesmärk;
• õpiväljundid;
• õppekava koostamise alus;
• õpingute alustamise tingimused, kui need on vajalikud eeltingimusena õpiväljundite saavutamisel;
• sihtgrupp;
• õppekeel;
• õppe kogumaht, sh auditoorse, praktilise ja iseseisva töö osakaal;
• õppe sisu;
• õppekeskkonna kirjeldus;
• õppemeetod;
• õppematerjalide loend, kui õppekava läbimiseks on ette nähtud õppematerjalid;
• lõpetamise tingimused ja väljastatavad dokumendid; koolituse läbiviimiseks vajaliku kvalifikatsiooni, õpi- või töökogemuse kirjeldus.

1.12 Õppekavad ja muudatused õppekavas kinnitab Hansa Konverentsid. Hansa Konverentsid jätavad endale õiguse teha muudatusi koolituste plaanis ja ajakavas. Registreerunuid teavitatakse muudatustest kohe esimesel võimalusel.

1.13 Koolitusi viivad läbi kõrgharidusega, oma valdkonna head asjatundjad ja praktikud. Erialased teadmised ja varasem koolituskogemus on nõutav. Kohustuslike koolituste läbiviimisel võime lisaks nõuda omandatud kutsekvalifikatsiooni taset, et tagada kompetentsuse tase õppetöös.

2. Isikuandmete kogumine ja töötlemine 

2.1 Teenuste osutamise käigus puutume kokku klientide, füüsiliste isikute isikuandmetega. Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Hansa Konverentsid. Isikuandmete kogumisel ja töötlemisel lähtume nõuetest, mis tulenevad Euroopa Liidu ja kohalikest õigusaktidest. Privaatsusreeglid ja isikuandmete töötlemise reeglid on täpsemalt kirjas allpool, peatükis 9.

3. Koolitusele registreerumine ja koolitusgrupi komplekteerimine

3.1. Koolitusele registreerumine:

Kõikidele koolitustele tuleb eelnevalt registreeruda. Koolitusele registreerumist käsitletakse ühtlasi ka arve tasumise kinnitusena.

Koolitusele registreeruda saab:

• Hansa Konverentsid kodulehel vastava õppekava lehel oleva registreerimisvormi kaudu;
• e-posti teel: hansa@hansakonverentsid.ee;
• telefoni teel: 6115666, 56933318.

Registreerudes Hansa Konverentsid kodulehe kaudu, e-kirja või telefoni teel, saadetakse registreerujale vastu koolitusele registreerumise kinnitus, hiljemalt kahe tööpäeva jooksul, e-posti teel. Kui saadate täidetud registreerimise vormi kodulehe kaudu, saabub saatja e-posti aadressile ka automaatne kinnitus edukalt registreerimise kohta.

3.2 Õppijal on õigus

• saada kvaliteetset koolitust;
• saada infot koolituse õppetöö, korralduse ja tingimuste kohta;
• esitada koolitajale ette küsimusi, millele soovitakse vastust saada koolituspäeval, lisades küsimused registreerumise vormil lisainfo lahtrisse või saates aadressile hansa@hansakonverentsid.ee;
• nõuda õppemaksu tagastamist Hansa Konverentsid poolsetest põhjustest tingitud ärajäänud koolituse eest;
• lahkuda omal soovil koolituselt enne õppeperioodi lõppu. Sellisel juhul õppemaksu ei tagastata;
• saada koolituse lõpus koolitusel osalemist kinnitav tunnistus või tõend.

3.3 Õppija on kohustatud:

• hoidma heaperemehelikult tema kasutusse antud koolitusruumi, õppevahendeid, koolituskoha vara sh tehnilisi seadmeid.
• käituma vastavalt üldtunnustatud kõlblusnormidele ja heale tavale. Koolitusel ei ole lubatud viibida alkoholijoobes või psühhotroopsete/narkootiliste ainete mõju all, käituda pahatahtlikult kaasõppijate, koolitaja suhtes jms tegevused.

3.4 Registreerumine koolitusele toimub jooksvalt registreerumise järjekorra alusel.

3.5 Koolituspäeva alustamiseks koostatakse koolitusel õppijate nimekiri.

3.6 Koolitusgrupi mittetäitumisel on õigus koolitus ära jätta või koolitust edasi lükata koolitusgrupi täitumiseni. Registreerunuid teavitatakse telefoni või e-posti teel hiljemalt kahepäevase etteteatamisega. Koolituse ärajäämisel korraldajast tulenevatel põhjustel pakutakse lahendusena:

• saada makstud koolitustasu 100% tagasi, või,
• võimalus osaleda teisel samalaadsel koolitusel.

4. Koolituse alustamine ja koolitusel osalemine

4.1 Koolitusel õppimist saavad alustada osalejad, kes on Hansa Konverentsid poolt e-teel kinnituse saanud, õppegruppi arvatud ning kes on tasunud koolituse arve.

4.2 Osaleja kinnitab õppetööst osavõtu allkirjaga registreerimislehel.

4.3 Koolitusest loobumise tingimused on sätestatud iga koolitusprogrammi kohta õppekava lehel, loobumise tingimused.

4.4 Vastavalt koolituse sisule, mahule, õpiväljundite hindamisele, väljastatakse koolituse läbinutele tõend või tunnistus.    Tõend või tunnistus väljastatakse õppetöö täies mahus läbinutele.

4.5 Õppijal on võimalik anda täienduskoolituse kohta tagasisidet, nii koolituse sisu, koolitaja kui korralduse kohta. Tagasiside vormi täidavad osalejad koolituse lõpus, soovi korral saab anda tagasisidet ka suuliselt või e-teel. Hansa Konverentsid koostab tagasiside alusel kokkuvõtte läbiviidud koolituste kohta, analüüsime toimunud koolitust ja teeme vajadusel muudatusi koolituste sisus ja korralduses.

5. Koolituse eest tasumine

5.1 Õppemaksu suurus avaldatakse koos koolituse info ja tingimustega Hansa Konverentsid kodulehel, hiljemalt 35 kalendripäeva enne õppetöö algust.

5.2 Koolituse õppemaksu piirid kehtestatakse igale koolitusele eraldi. Koolituse kestel õppemaksu ei tõsteta. Hansa Konverentsid võib teha klientidele sooduspakkumisi, mille tulemusena õppetasu väheneb.

5.3 Õppemaksuga seonduvate hinnasoodustuste tegemisel võetakse aluseks: mitu osalejat registreerub ühest ettevõttest, kliendi varasemad osalemised koolitustel jms.

5.4 Koolituse eest tasumine toimub arve alusel vastavalt arve maksetähtajale. Arve saadetakse e-posti teel või e-arvena. Arve tuleb tasuda arvel märgitud tähtajaks. 

5.5 Mitmepäevaste koolituse eest on soovi korral võimalik tasuda osamaksetena, millest antakse teada ka õppekava maksumuse kirjelduses. Osamaksetena tasumiseks sõlmitakse eraldi kokkulepe.

5.6 Koolituse maksumus sisaldab auditoorset koolitust, õppematerjale paberkandjal või e-teel, kohvipause, lõunasööki, tõendit või tunnistust. Info lisatakse iga õppekava juurde.

5.7 Maksetähtaja ületamisel 45 päeva või rohkem ja/või hoolimata Hansa Konverentsid poolt meeldetuletustest, on õigus edastada arve inkassofirmale edasiseks käsitlemiseks.

6. Koolitusest loobumine

6.1 Kui koolitusele registreerunul ei ole võimalik koolitusel osaleda, tuleb sellest kirjalikult teavitada e-posti aadressile hansa@hansakonverentsid.ee.

6.2 Koolitusest loobumise teatamisel vähemalt 7 kalendripäeva enne koolitust, kuulub Hansa Konverentsid poolt tagastamisele 100% koolituse maksumusest.

6.3 Koolitusest loobumise teatamisel 6-2 kalendripäeva enne koolitust, kuulub registreeruja poolt tasumisele 80% koolituse maksumusest. 

6.4 Koolitusest loobumisest mitteteatamisel alates üks kalendripäev enne koolitust või koolitusele kohale mitte ilmumisel, õppetasu ei tagastata ja väljastatud arve kuulub registreeruja poolt tasumisele.

7. Koolituse katkestamine

7.1 Koolituse poolelijätmisel õppetasu ei tagastata. Kui katkestamisel on mõjuv põhjus (nt haigus, komandeering), siis on õppijal soovi korral võimalik liituda järgmise grupiga.

7.2 Tellimuskoolituste puhul loobumist ja muutmist käsitletakse erikokkulepete alusel. Koolitusest loobumise või muutmise ajaks tehtud kulutused kuuluvad Tellija poolt tasumisele. 

8. Vaidluste lahendamise kord

8.1 Hansa Konverentsid ja Õppija vahel tekkinud eriarvamused ja vaidlused lahendavad osapooled eelkõige läbirääkimiste teel. Kui tekkinud erimeelsusi ei õnnestu lahendada läbirääkimistega, lahendatakse vaidlus Harju Maakohtus.

9. Privaatsusreeglid. Isikuandmete töötlemine

9.1 Teenuste osutamise käigus puutub Hansa Konverentsid kokku klientide isikuandmetega. Isikuandmete vastutav töötleja on Hansa Konverentsid OÜ. Oleme võtnud endale kohustuse kaitsta klientide ja kasutajate privaatsust.

9.2 Hansa Konverentsid kogub õppija kohta järgmisi andmeid. Koolitusele registreerumisel soovime teada:

• osaleja ees- ja perekonnanimi,
• osaleja e-post ja telefon,
• osaleja ametipost,
• osaleja isikukood,
• kontaktisiku nimi,
• kontaktisiku e-post ja telefon,
• osaleja elukoha aadress (juhul, kui osaleja tasub koolituse eest ise ja ei registreeru ettevõtte, asutuse kaudu).

9.3 Ülaltoodud andmeid kogume ja kasutame selleks, et täita õigusaktidest tulenevaid kohustusi ning tagada õppijale kvaliteetne õppetöö ja sujuv korraldus. Andmeid kogume õppetööga seotud korraldusliku info edastamiseks, osalemise kohta kinnituse küsimiseks, meeldetuletuskutse edastamiseks enne koolituspäeva, koolitusmaterjalide edastamiseks, arve saatmiseks, osaleja poolsete küsimustele vastamiseks, tõendi või tunnistuse väljastamiseks jms tegevused.

9.4 Täiskasvanu koolituse seadusest tulenevalt väljastatakse koolitusel osalenutele tõend või tunnistus, millele tuleb lisada ka koolitusel osalenu nimi, isikukood.

9.5 Koolitustel osalejate kohta peab Hansa Konverentsid edastama andmed ka koolituse eest maksjale (näiteks tööandja, Töötukassa jt). Lõpptellijal on õigustatud huvi saada andmeid selle kohta, mille eest ta tasu on maksnud.

9.6 Isikukood on vajalik Maksu- ja Tolliametis õppija koolituskulude deklareerimiseks, mille alusel õppija saab taotleda tulumaksutagastust.

9.7 Maksuseadusest tulenevalt vajame kliendi nime ja aadressi arve koostamiseks.

9.8 Hansa Konverentsid kasutab koostööpartnerite teenuseid. Kliendile kvaliteetse teenuse osutamise eesmärgil võivad teenuse pakkumisel sisalduda järgmised andmed:

• koopiakeskuse poolt teenuste osutamisel; tunnistuste, tõendite trükiteenus. Tõendile või tunnistusele lisatakse õppija ees-ja perekonnanimi, tunnistuse number, isikukood; 
• koolitajatele (lektoritele) edastatakse õppija ees- ja perekonnanimi, ametipost. E-posti aadress edastatakse koolitajale vaid eelneval kokkuleppel õppijaga ja seda juhul, kui koolitaja viib läbi praktilisemas võtmes koolitust, kasutab õppijate e-posti aadresse koolitusprojekti raames kodutööde või ülesannete saatmiseks ja koolituse kohta küsimustele vastamiseks.
• kuller- või postiteenuse osutamine; koolitusmaterjalide, tunnistuste, tõendite saatmiseks õppijale; selleks võib olla vajalik lisada õppija ees- ja perekonnanimi, kättetoimetamise aadress, telefoninumber;
• turundusettevõtete teenused, korrektsete uudiskirjade ja koolitusinfo saatmiseks klientidele; info saatmisel kasutatakse kliendi ees- ja perekonnanime, e-posti aadressi.

9.9 Klientide kontaktandmeid kasutab Hansa Konverentsid ka turunduslikel eesmärkidel, sh uudiskirjade või koolituspakkumiste edastamiseks. Selle tegevuse käigus saavad Hansa Konverentsid klientidelt ka tagasisidet, et väljatöötada nendele sobivamaid koolituslahendusi.  Turunduslikel eesmärkidel saadetakse info selleks soovi avaldanud ja nõusoleku andnud klientidele. Nõusoleku saab igal ajal tagasi võtta kas uudiskirjaga kaasas oleva lingi kaudu või saates sellekohase soovi aadressile hansa@hansakonverentsid.ee. Seejärel uudiskirju ja pakkumisi rohkem ei saadeta.

9.10 Kliendi nimi, isikukood ja kontaktandmed on samuti vajalikud võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel.

9.11 Hansa Konverentsid hoiab isikuandmeid konfidentsiaalsena ega edasta neid kolmandatele isikutele, v.a. kui see on vajalik õppijale teenuste osutamiseks, kui õppija annab selleks selgesõnalise nõusoleku või kui selleks on mõni muu õiguslik alus (tulenevalt seadusest).

9.12 Hansa Konverentsid säilitab kogutud isikuandmeid paberkandjal ja elektrooniliselt infosüsteemis, sh isikuandmeid sisalduvaid dokumente seniks, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks, milleks andmeid koguti, või seni kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt kohustuslik. 

9.13 Osalejal on igal ajal õigus pöörduda Hansa Konverentsid poole, et teostada enda seadusest tulenevaid õiguseid:

• õigus saada teavet, milliseid tema kohta käivaid isikuandmeid on kogutud ja töödeldud;
• õigus nõuda isikuandmete parandamist, täiendamist või kustutamist;
• õigus tagasi võtta nõusolek enda isikuandmete kasutamiseks (turunduslikel eesmärkidel);
• õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist;
• esitada kaebus, kui tema õigusi on rikutud.